事務規程

第１章　総則

（目的）

第１条　この規程は、一般社団法人南国市シルバー人材センター（以下「センター」という。）定款第５０条により、同第４条に掲げる事業の円滑な事務執行とその責任の明確化を図ることを目的とする。

第２章　組織

（事務組織）

第２条　センターに事務局を置く。

（職員）

第３条　事務局に、事務局長、事務局次長及び必要な職員を置く。

（職員の職責）

第４条　事務局長は、理事長の命を受け事務局の事務を掌握し、職員を指揮監督する。

２　事務局次長は、事務局長を補佐する。

３　職員は、事務局長の指揮監督を受け、事務に従事する。

（職務の報告）

第５条　職員は、担当の事務の処理について、随時、文書又は口頭をもって、上司に報告するものとする。

（事案の決定）

第６条　事案の決定は、総会及び理事会の議決すべきものを除くほか、結果の重要度に応じ、その決定すべき事案をおおむね別表第１のとおりとし、その細目は別に定める。

（議案決定権の委譲）

第７条　理事長は、予め範囲を定めて、前条の規定により自己の決定の対象と定められた事案の一部を事務局長に決定させることができるものとする。

（事案決定の臨時代行）

第８条　事案を決定する者（以下「決定権者」という。）が不在で、当該事案について至急に決定を行う必要があるときは、決定権者が予め指定した者が決定する。

（事案決定方式等）

第９条　事案の決定は、当該事案に係る決定案を記載した起案文書に当該事案の決定権者が署名又は押印する方法により行うものとする。

第３章　文書の管理

（文書の取扱い）

第10条　文書は、正確、迅速、丁寧に取扱い、事務が効率的、かつ、適正に行われるように処理及び管理しなければならない。

（文書の発信者名）

第11条　センターが発送する文書は、理事長名を用いる。

２　一般照会文書及び軽易な文書については、事務局長名をもってすることができる。

（浄書及び捺印）

第12条　浄書した文書は、決定された起案文書と照合の上、印章　規程に定めるところにより、公印を押印し、発送を要するものは、その手続きをしなければならない。

２　浄書、照合、公印の押印、発送をしたものは、その起案文書のそれぞれの欄に押印しなければならない。

（文書の整理及び保存）

第13条　文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し又は保存しておかなければならない。

２　文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは非常災害時に際し、いつでも持ち出せるように、予め準備しておかなければならない。

（文書の保存年限）

第14条　文書の保存年限は、次の４種とし、おおむね別表第２の区分により保存する。

（１）永久保存

（２）１０年保存

（３）５年保存

（４）１年保存

２　前項の規定にかかわらず、法令又は別に定める規定等に保存期間の定めのある文書又は時効が完成するまでの間証拠として保存する必要がある文書の保存年限は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間とする。

（完結文書の編集製本）

第15条　完結文書は、次に掲げるところに従い、編集製本しなければならない。

（１）編集は、会計年度によること。

（２）表紙には、名称、年度を記載すること。

（３）索引、目次をつけること。

（４）索引簿を調整すること。

第４章　雑則

（印章　及び会計）

第16条　印章　、財務及び会計については、別に定める。

（委任）

第17条　この規程の施行について必要事項は、理事長が定める。

附則

この規程は、平成２７年４月１日から施行する。

附則

この規程は、令和元年１２月１８日から施行する。